Versicherer und Finanzdienstleister: Kundenanschreiben mit Vertragsnummer adressieren und personalisieren lassen

Versicherer und Finanzdienstleister: was wir adressieren und worauf es ankommt

Woher kommt die Druckdatei? Fast immer aus der Bestandsführung, und selten aus einem Guss: Leben, Sach und Kranken liefern getrennte Exporte, manchmal zusätzlich einer je Tarifgeneration. Wir führen die Exporte zu einer Druckdatei zusammen und prüfen Spalten, Anrede, Postleitzahl und Ort. Den Dublettenabgleich stellen wir bewusst auf Ihre Regel ein – ein Kunde mit drei Verträgen soll oft drei Jahresinformationen erhalten, nicht eine. Der Prüfbericht zeigt, wie viele Haushalte mehrere Schreiben bekommen; Details zur Aufbereitung stehen unter Adressdaten aufbereiten.

Wie landet die richtige Vertragsnummer auf der richtigen Seite? Vertragsnummer, Kundennummer, alter und neuer Beitrag, Vermittlernummer und der Name der zuständigen Geschäftsstelle sind variable Felder. Bei zweiseitigen Schreiben tragen beide Seiten die Vertragsnummer in der Fußzeile, damit beim Zusammenlegen nichts vertauscht werden kann. Der Andruck umfasst 10 Musterstücke aus echten Datensätzen – bewusst auch den längsten Namen und einen Titel –, und im Lauf vergleicht die Schichtleitung alle 250 Sendungen ein Stück mit der Datei.

Wie sieht Datenschutz bei Bestandsdaten praktisch aus? Vor der Übergabe der Adressdatei schließen wir einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO; die Datei liegt nur auf dem Druckrechner, Zugriff haben zwei benannte Personen, und nach der Kampagne löschen wir sie auf Ihre schriftliche Anweisung und bestätigen die Löschung. Adressdateien bitte nicht über das Formular und nicht unverschlüsselt senden – den Übergabeweg vereinbaren wir nach dem AV-Vertrag. Auffällige Datensätze korrigieren wir nicht eigenmächtig: Sie gehen als Liste zurück, und die Korrektur bleibt in Ihrer Bestandsführung. Adressierte und personalisierte Sendungen bearbeiten wir nur in der Halle, nicht in Heimarbeit.

Wie wird Bestandspost sortiert? Gedruckt wird bereits in Leitregionsreihenfolge, sodass die Sendungen ohne Umsortieren in Bunde und Behälter gehen. Kunden mit Wohnsitz in Österreich trennen wir aus derselben Datei heraus und bereiten eine zweite Einlieferung vor. Porto zahlen Sie direkt beim Zusteller – es ist nicht Teil unseres Angebots; wir bereiten die Auflage so vor, dass Sie die Rabattstufen nutzen können. Wie die Stufen aufgebaut sind, erklärt die Leistung Portooptimierung nach Leitregion.

Was geben Sie uns mit?

• Die Exporte aus der Bestandsführung als CSV oder Excel, mit einer Spaltenbeschreibung je Datei.
• Ihre Regel für Kunden mit mehreren Verträgen: ein Schreiben je Vertrag oder zusammengefasst je Haushalt.
• Die Druckvorlage mit markierten Feldern für Vertragsnummer, Beiträge und Betreuer.
• Die bedruckten Briefbögen ohne Adresse und – falls gewünscht – Fensterkuverts in DIN lang oder C5.
• Den Einlieferungstermin sowie die Sortiervorgaben Ihres Zustellers für Deutschland und Österreich.

Welcher Vorlauf, welche Termine?

Jahresinformationen gehen meist zwischen Januar und März hinaus, Beitragsanpassungen in der Kfz-Sparte im Oktober und November vor der Hauptfälligkeit. Die Termine stehen also früh fest, die Daten kommen aber spät, weil die Werte erst nach dem Rechenlauf feststehen. Planen Sie deshalb die Druckvorlage und den AV-Vertrag vier Wochen vorher ein und liefern Sie die Datei, sobald sie steht: Andruck am Tag nach Dateneingang, danach laufen rund 15.000 Sendungen je Arbeitstag durch Druck und Sortierung. Bei verschobenen Rechenläufen hilft ein Wochenendeinsatz mit 25 % Zuschlag auf die Arbeitspositionen (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).