Agenturen und Druckereien: Adressierung und Portooptimierung als Zulieferleistung

Agenturen und Druckereien: was wir adressieren und worauf es ankommt

Wer ist in der Datenkette wofür zuständig? Die Adressen gehören Ihrem Endkunden; er ist der Verantwortliche. Sie als Agentur oder Druckerei verarbeiten sie in seinem Auftrag, und wir kommen als weiterer Auftragsverarbeiter dazu – als Unterauftragsverarbeiter. Dafür braucht es in der Regel die Genehmigung Ihres Endkunden und einen AV-Vertrag zwischen Ihnen und uns, der ihm gegenüber dieselben Pflichten abbildet. Die rechtliche Einordnung trifft Ihr Datenschutzbeauftragter; wir liefern die Beschreibung unserer Abläufe dafür: Druckrechner, 2 benannte Personen, verschlüsselter Übergabeweg, Löschung mit Bestätigung.

Muss die Datei über Ihren Tisch laufen? Nicht unbedingt. Oft ist der kürzeste Weg der sicherste: Der Endkunde übergibt die Datei direkt an uns, Sie behalten Druckvorlage, Termine und Freigaben. Den Prüfbericht und die Andruckfotos bekommen Sie, damit Sie sie mit Ihrem Logo weitergeben können. Fehlerhafte Datensätze gehen als Liste an denjenigen zurück, den Sie bestimmen.

Was bringt Ihnen die Portooptimierung in der Kalkulation? Bevor Sie Ihrem Kunden ein Gesamtangebot machen, wollen Sie wissen, wie sich die Auflage auf die Sortierstufen verteilt. Nach der Dateiprüfung nennen wir Ihnen diese Mengenverteilung, bevor ein Blatt bedruckt ist. Wir sind kein Partner eines Postunternehmens: Sortierung, Bündelung und Kennzeichnung richten sich nach den Vorgaben des Zustellers, den Sie wählen, und die Portosätze nennt Ihnen der Zusteller selbst. Wie wir sortieren und bündeln, steht unter Sortierung nach Leitregion.

Wie neutral ist die Übergabe? Einlieferungsliste, Mengenaufkleber und Mengenprotokoll tragen Ihren Namen und Ihre Auftragsnummer oder gar keinen Absender; unser Name erscheint nur, wenn Sie das möchten. Die Drucksachen holt eine beauftragte Spedition direkt an der Rampe Ihrer Druckerei ab, die fertigen Paletten gehen zum Einlieferungspunkt, den Ihr Kunde oder sein Postdienstleister nennt. Mit Ihrem Endkunden sprechen wir nur, wenn Sie uns darum bitten.

Was geben Sie uns mit?

• Die Genehmigung Ihres Endkunden für den Unterauftrag und den AV-Vertrag zwischen Ihnen und uns.
• Die Adressdatei als CSV oder Excel – von Ihnen oder direkt vom Endkunden.
• Die freigegebene Druckvorlage mit Position von Anschrift und variablen Feldern.
• Die gedruckten, noch nicht adressierten Drucksachen ab Ihrer Druckmaschine.
• Den Einlieferungspunkt und die gewünschte Kennzeichnung der Unterlagen.

Welcher Vorlauf, welche Termine?

Bei Agenturkampagnen steht der Einlieferungstag fest, während sich Druckfreigaben gern verschieben. Deshalb trennen wir die Datenarbeit vom Material: Die Datei kann eine Woche vor Druckende bei uns sein, Prüfbericht und Mengenverteilung liegen dann vor, und der Andruck erfolgt, sobald die ersten Paletten eintreffen. Die Spedition bucht sich innerhalb von 24 Stunden. Wird der Zeitraum trotzdem knapp, hilft Samstags- und Sonntagsarbeit mit 25 % Aufschlag, ebenfalls als Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster. Im Herbst, wenn viele Kunden gleichzeitig ihre Jahresendkampagne vergeben, lohnt eine frühe Reservierung.