So arbeiten wir: vom AV-Vertrag über den Andruck mit Echtdaten bis zur Einlieferungsliste

Warum beginnt jeder Auftrag mit der Datei und nicht mit dem Papier?

Beim Adressieren entstehen die meisten Fehler nicht an der Maschine, sondern in der Tabelle: eine verrutschte Spalte, eine falsche Zeichenkodierung, eine Anrede, die zu einer Firma nicht passt. Deshalb lesen wir Ihre Datei vollständig ein, bevor irgendein Blatt bedruckt wird, und melden alles Auffällige im Prüfbericht.

Aus der geprüften Datei entsteht die Druckdatei in der Reihenfolge der Sortierung. Damit ist die spätere Sortierung schon zu großen Teilen erledigt, bevor der erste Bogen durch den Drucker läuft.

Was zeigt der Andruck, das eine PDF-Vorschau nicht zeigt?

Auf dem Bildschirm passt jeder Name ins Feld. Auf Papier zeigt sich, ob ein Doppelname mit Titel noch einzeilig bleibt, ob die Anschrift nach dem Falzen ganz im Fenster steht und ob Umlaute sauber gedruckt werden. Deshalb wählen wir für die 10 Musterstücke bewusst schwierige Datensätze aus Ihrer Datei.

Die Fotos gehen an Sie; mit Ihrer Freigabe wird das gedruckte Muster zum Referenzstück am Platz. Korrekturen fließen in einen zweiten Andruck, bevor die Auflage beginnt.

Wie wird aus dem Druck eine einlieferungsfertige Palette?

Die Sendungen laufen in Sortierreihenfolge aus dem Drucker direkt an die Bündelplätze. Dort entstehen Bunde mit Bundzettel, die in gekennzeichnete Behälter wandern; volle Behälter kommen auf Paletten, getrennt nach Land und Sortierstufe. Jede Palette wird gezählt, fotografiert und mit Mengenaufkleber versehen – die Grundlage für die Einlieferungsliste.

Wie sieht ein Lettershop-Arbeitsplatz aus?

Der Lettershop-Arbeitsplatz in unserer Zentrale Moravská Třebová besteht aus drei Teilen. Am Druckrechner liegt die Adressdatei – nur dort, mit Zugriff für 2 benannte Personen; von hier gehen die Druckdaten an den Drucker. Der Adressdrucker ist ein Inkjet- oder Laserdrucker für variable Daten und druckt schwarz, auf Wunsch einfarbig.

Daneben liegt das Referenzstück: der freigegebene Andruck, mit dem die Schichtleitung jede Stichprobe vergleicht – Position der Anschrift, Lesbarkeit, variable Felder. Die elektronische Arbeitsanweisung auf dem Bildschirm nennt Adressträger, Fensterlage, Sortierreihenfolge und Bundgröße.

Wer liefert Datei, Drucksachen und Vorgaben?

Welchen Nachweis bekommen Sie?

Vier Dokumente begleiten jede Kampagne. Der Prüfbericht zeigt vor dem Druck, wie viele Datensätze geliefert, doppelt, unvollständig oder im übrigen Ausland sind. Die Einlieferungsliste fasst je Palette Land, Sortierstufe, Leitregionen, Behälter, Bunde und Sendungen zusammen. Das Mengenprotokoll hält als Excel und PDF die gezählten Mengen und die Stichproben mit Befund fest, ergänzt um Palettenfotos. Die Löschbestätigung schließt den Auftrag ab.

Wir versprechen keinen Fehleranteil und keine bestimmte Rabattstufe, sondern einen nachvollziehbaren Prozess: Dateiprüfung mit Prüfbericht, Andruck mit Fotofreigabe, Stichprobe alle 250 Sendungen gegen die Datei und Mengenprotokoll je Palette.

Zahlen zur Veranschaulichung. Spalten und Sortierstufen richten sich nach den Vorgaben Ihres Zustellers; wie eine Sortierung Schritt für Schritt läuft, zeigt der Ratgeber Sortierung nach Leitregion.

Wie viele Sendungen schaffen wir am Tag?

In den Hallen stehen für die Handschritte rund um den Druck bis zu 2.000 Arbeitsstunden am Tag zur Verfügung; als Richtgröße für Druck und Sortierung rechnen wir mit rund 15.000 Sendungen je Arbeitstag. Adressierte und personalisierte Sendungen bearbeiten wir nur in der Halle, nicht in Heimarbeit.

Eilaufträge setzen wir auch am Wochenende um, mit einem Aufschlag von 25 % auf die Arbeitspositionen (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Zusätzliche Schichten für Adressieraufträge plant APOOL WERKE wie unter Eilaufträge und Wochenendproduktion beschrieben.

Wie vertraulich bleiben Adressdatei und Kampagne?

Vor der Übergabe der Adressdatei schließen wir einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO; die Datei liegt nur auf dem Druckrechner, Zugriff haben zwei benannte Personen, und nach der Kampagne löschen wir sie auf Ihre schriftliche Anweisung und bestätigen die Löschung.

Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung erhalten Sie mit dem Angebot. Adressdateien bitte nicht über das Formular und nicht unverschlüsselt senden – den Übergabeweg vereinbaren wir nach dem AV-Vertrag. Fehldrucke aus Einrichtung und Andruck werden gezählt und nach Ihrer Vorgabe vernichtet oder zurückgegeben; Datensätze, die wir nicht drucken, bekommen Sie als Liste zurück.

Wer fährt Drucksachen und adressierte Sendungen?

Lkw besitzen wir keine. Die unbedruckten Anschreiben, Kuverts und Karten holt eine unserer Partnerspeditionen bei Ihrer Druckerei oder Ihrem Lager ab – gebucht spätestens 24 Stunden nach Ihrem Auftrag –, und dieselbe Spedition bringt die fertigen Paletten zum Einlieferungspunkt, zu Ihrem Dienstleister oder zurück zu Ihnen. Den Ablauf zwischen Deutschland, Österreich und Tschechien beschreibt APOOL WERKE unter Transport.

Was Kunden zum Ablauf wissen wollen