Einlieferungsunterlagen erstellen und adressierte Sendungen übergeben lassen

Einlieferungsunterlagen und Übergabe: Mailing einlieferungsfertig machen und abgeben lassen

Was steht auf der Einlieferungsliste? Je Palette eine Zeile mit Palette, Land, Sortierstufe, Leitregionen, Behälter, Bunde, Sendungen, Gewicht je Sendung, Stichproben. Dazu eine Summenzeile, die Sie mit der freigegebenen Datei vergleichen können. Die Einlieferungsliste ist das Dokument, das Ihr Zusteller oder Postdienstleister bei der Annahme sehen will; wir füllen sie nach seiner Vorgabe aus und schicken sie Ihnen vor der Abfahrt als PDF. Eine eigene Liste gibt es für Österreich, eine eigene Zeile für Restmengen ohne Sortierstufe.

Was bekommen Sie außer der Liste? An jedem Behälter und jeder Palette klebt ein Mengenaufkleber mit Stückzahl und Sortierbereich. Jede fertige Palette fotografieren wir von zwei Seiten mit sichtbarem Aufkleber. Das Mengenprotokoll stellt gegenüber, wie viele Datensätze geliefert, wie viele aussortiert, wie viele Sendungen gedruckt, wie viele als Fehldruck vernichtet und wie viele übergeben wurden; dazu kommen die gezogenen Stichproben – eine alle 250 Sendungen. Aus diesen Unterlagen können Sie später jederzeit nachvollziehen, was mit welcher Menge passiert ist.

Wohin gehen die Paletten? Vier Wege sind üblich. Eine Partnerspedition bringt sie direkt zum Einlieferungspunkt Ihres Zustellers; die Spedition buchen wir innerhalb von 24 Stunden, eigene Fahrzeuge haben wir nicht. Oder die Paletten gehen an Ihren Postdienstleister oder Konsolidierer, der sie mit Sendungen anderer Absender zusammenführt. Oder Ihre eigene Spedition holt bei uns ab. Oder die Auflage geht zurück an Ihr Lager, wenn Sie selbst einliefern möchten. Für Österreich ist der kürzeste Weg meist der über unseren Standort Slavonice.

Wie wird der Zeitplan geplant – rückwärts vom Einlieferungstermin? Wir fangen beim Tag an, an dem Ihre Sendungen am Einlieferungspunkt sein sollen, und rechnen zurück: Fahrzeit der Spedition, bei einem Ziel im Raum Hannover etwa 8,5–9,5 Stunden; davor der letzte Arbeitstag für Bündeln und Palettieren; davor die Drucktage – als Richtgröße rund 15.000 personalisierte Sendungen je Arbeitstag; davor der Andruck am Tag nach Dateneingang; ganz am Anfang Datei und AV-Vertrag. Liegen dazwischen Wochenenden oder Feiertage, planen wir sie ein. Wie diese Termine in eine ganze Kampagne mit Druckerei und Beilagen passen, beschreibt der Hub-Artikel Mailing-Kampagne: Portooptimierung und Zeitplan.

Warum getrennte Einlieferung für Deutschland und Österreich? Weil die Vorgaben, die Behälter und die Einlieferungspunkte verschieden sind. Aus einer Datei entstehen bei uns zwei Stränge mit eigenen Paletten, eigener Liste und eigenem Mengenprotokoll – so bleibt nachvollziehbar, welche Menge in welchem Land angenommen wurde. Mehr dazu im Ratgeber Ein Mailing, zwei Einlieferungen.

Wer druckt den Freimachungsvermerk? Frankieren gehört nicht zu unseren Leistungen: Den Freimachungsvermerk drucken Sie mit, er steht bereits auf den Kuverts, oder Ihr Postdienstleister ergänzt ihn bei der Einlieferung. Den Begriff erklärt das Lexikon unter Freimachungsvermerk. Sollen die Anschreiben im selben Durchlauf auch ins Kuvert, finden Sie Sonderformate und Handarbeit unter Kuvertieren und Mailings auf apool.de.

Welche Schritte gehen der Übergabe voraus? Die Unterlagen fassen zusammen, was vorher passiert ist: Aufbereitung der Adressdaten, Adressdruck oder Personalisierung und Sortierung nach Leitregion. Alles zusammen beschreibt Adressieren, Personalisieren und Portooptimierung.

Wie müssen Daten und Adressträger aufgebaut sein?

Für die Unterlagen brauchen wir aus der Datei nur Land und Postleitzahl; alles Weitere ergibt sich aus Sortierung und Zählung. Von Ihnen kommen Name und Anschrift des Einlieferungspunkts je Land, die Kundennummer bei Ihrem Zusteller, falls sie auf der Liste stehen muss, und die Vorgabe zur Palettenkennzeichnung.

Übernimmt ein Postdienstleister oder Konsolidierer, schicken Sie uns seine Anlieferbedingungen: Zeitfenster, Palettenhöhe, Anmeldung.

Einlieferungsliste, Mengenaufkleber, Palettenfotos und Mengenprotokoll sind in der Position Sortierung und Bündeln mit 12,00 € – 22,00 € je 1.000 Sendungen enthalten. Den Transport zum Einlieferungspunkt rechnen wir als Speditionsleistung nach Kilometern und Palettenzahl, jede Richtung einzeln. Porto zahlen Sie direkt beim Zusteller – es ist nicht Teil unseres Angebots; wir bereiten die Auflage so vor, dass Sie die Rabattstufen nutzen können. Alle Beträge sind Richtwerte 2026; verbindlich wird erst das Angebot zu Ihrer Datei und Ihrem Muster.

Unterlagen und Übergabe erstellen wir für jede Auflage, die bei uns sortiert wird – vom Kundenanschreiben an einige tausend Empfänger bis zur bundesweiten Kampagne.