Ein Mailing für Deutschland und Österreich kann aus einer einzigen Adressdatei entstehen – wenn die Datei vor dem Druck nach Ländern getrennt wird. Danach läuft jedes Land seinen eigenen Weg: eigene Sortierung nach den Vorgaben des jeweiligen Zustellers, eigene Bunde und Behälter, eigene Paletten und eine eigene Einlieferungsliste. Gedruckt wird trotzdem in einem Durchgang mit derselben Vorlage und demselben Andruck. Für 40.000 personalisierte Anschreiben, davon 4.000 nach Österreich, rechnen wir mit rund 6.515 € oder 16,3 ct je Sendung (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).
Warum lohnt eine gemeinsame Datei für zwei Länder?
Viele Unternehmen führen ihre Kunden in Deutschland und Österreich in einem System. Zwei getrennte Kampagnen hießen: zwei Dateiexporte, zwei Druckvorlagen, zwei Andrucke, zwei Freigaben – und doppelte Einrichtung. Mit einer Datei gibt es eine Vorlage mit einer Länderregel, einen Andruck, der Empfänger aus beiden Ländern zeigt, und eine Freigabe. Die Einrichtung fällt einmal an, nur die Sortierung und die Übergabe werden verdoppelt.
Der Unterschied zeigt sich erst am Ende der Linie. Bis zum Druck sind beide Länder eine Kampagne, ab dem Bündeln sind es zwei Sendungsströme, die sich nicht mehr berühren. Die Seite Mailing nach Deutschland und Österreich aus einer Datei beschreibt diesen Aufbau als eigene Adressierart.
Woran erkennen wir, welcher Datensatz nach Österreich geht?
Am sichersten an einer gefüllten Länderspalte. Fehlt sie, bleibt nur die Postleitzahl – und die ist tückischer, als sie aussieht. Die wichtigsten Unterschiede:
| Merkmal | Deutschland | Österreich |
|---|---|---|
| Postleitzahl | fünf Stellen, auch mit führender Null | vier Stellen, Wien beginnt mit 1 |
| Typischer Fehler | führende Null verloren, 01067 wird 1067 | Ort und Bezirk vermischt |
| Länderzeile in der Anschrift | bei Einlieferung in Deutschland nicht nötig | nur nötig, wenn die Sendung in Deutschland eingeliefert wird |
| Titel in der Anrede | vor allem Dr. und Prof. | auch Mag., DI, Ing. üblich |
| Sortierung | nach Leitzone und Leitregion | nach den Vorgaben des österreichischen Zustellers |
| Einlieferung | Einlieferungspunkt in Deutschland | Einlieferungspunkt in Österreich oder über Ihren Dienstleister |
Die tückischste Zeile ist die zweite. Eine sächsische Postleitzahl, die beim Export ihre Null verloren hat, ist vierstellig und beginnt mit 1 – genau wie eine Wiener. Ohne Länderspalte würde sie nach Österreich sortiert. Deshalb prüfen wir bei jeder vierstelligen Postleitzahl, ob der Ort dazu passt, und weisen Widersprüche im Prüfbericht aus.
Wie wird die Datei getrennt und sortiert?
Nach der Dateiprüfung bekommt jeder Datensatz ein Land. Die Druckdatei wird dann so geordnet, dass zuerst alle deutschen Empfänger in Sortierreihenfolge kommen und danach alle österreichischen, ebenfalls sortiert. Zwischen beiden Blöcken steht ein Trennblatt. Der Drucker arbeitet die Datei in einem Stück ab, die Bündelplätze wechseln am Trennblatt auf die Kennzeichnung für Österreich.
Unterschiede in der Vorlage lassen sich über Regeln abbilden, ohne zwei Vorlagen zu pflegen: eine Länderzeile nur dort, wo sie gebraucht wird, eine andere Rücksendeadresse oder ein anderer Ansprechpartner für österreichische Kunden, eine eigene Telefonnummer im Brieftext. Alles das steht in der elektronischen Arbeitsanweisung und ist im Andruck zu sehen, der bewusst Empfänger aus beiden Ländern enthält.
Warum zwei Einlieferungen statt einer?
Weil jedes Land seinen eigenen Zusteller hat und jeder Zusteller nur Sendungen für sein Netz sortiert annimmt. Österreichische Sendungen in Deutschland einzuliefern, ist möglich, macht aus ihnen aber Auslandssendungen, für die andere Bedingungen gelten als für eine Einlieferung im Empfängerland. Porto rechnen Sie in beiden Fällen direkt beim Zusteller ab; welche Variante für Ihre Mengen günstiger ist, nennt Ihnen der Zusteller.
Für uns bedeutet eine zweite Einlieferung vor allem Ordnung: eigene Bundzettel mit Länderhinweis, eigene Behälter, eigene Paletten, eine eigene Einlieferungsliste und ein eigenes Mengenprotokoll. Deutsche und österreichische Sendungen stehen nie auf derselben Palette. So kann jede Palette ohne Umpacken an ihren Einlieferungspunkt gehen.
Was kostet ein Mailing für zwei Länder?
Das Rechenbeispiel: ein Absender aus Bad Homburg vor der Höhe, 40.000 einseitig personalisierte Anschreiben mit Adresse im Fenster, davon 36.000 für Deutschland und 4.000 für Österreich. Enthalten sind Dateiprüfung, Personalisierung, Sortierung, Bündeln, Palettenkennzeichnung mit Foto und der Transport nach Bad Homburg und zurück:
| Posten | Berechnung | Betrag |
|---|---|---|
| Personalisierung | 40.000 × 1 Seite × 10 ct | 4.000 € |
| Dateiprüfung und Dublettenabgleich | 40.000 Datensätze × 10,50 € je 1.000 | 420 € |
| Leitregionssortierung, Bündeln, Einlieferungsliste | 40.000 Sendungen × 17,00 € je 1.000 | 680 € |
| Handarbeit | 40.000 × 1,5 s = 17 h × 16,50 € | 275 € |
| Einrichtung | einmal je Kampagne | 60 € |
| Transport | 4 Paletten hin und zurück | 1.080 € |
| Summe netto | 16,3 ct je Sendung | 6.515 € |
Die österreichische Palette muss nicht über Bad Homburg fahren. Geht sie direkt zu einem Einlieferungspunkt bei Wien, etwa nach Schwechat, kostet diese Fahrt ab 85 € je Palette und ersetzt einen Teil der Rückfahrt. Alle Beträge sind Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster; mit Ihren Mengen rechnet der Mailingrechner.
Wie sieht der Zeitplan für zwei Länder aus?
Bis zum Druck unterscheidet sich der Ablauf nicht von einer Kampagne für ein Land. Nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung kommt die Datei, es folgen Prüfung und Prüfbericht, und am Tag nach Dateneingang sehen Sie den Andruck mit Empfängern aus beiden Ländern. Parallel holt eine Spedition die leeren Anschreiben ab; den Transport organisieren wir innerhalb von 24 Stunden.
Für 40.000 Sendungen rechnen wir nach der Freigabe mit rund 3 Arbeitstagen für Druck, Sortierung und Bündeln. Weil die österreichischen Empfänger als eigener Block in der Datei stehen, lässt sich die Reihenfolge festlegen: Soll Österreich früher eingeliefert werden, drucken wir diesen Block zuerst, und seine Paletten fahren vor den deutschen ab. Planen Sie die beiden Einlieferungstermine deshalb nicht auf denselben Tag, sondern so, wie es für Ihre Empfänger sinnvoll ist – zum Beispiel, damit ein Brief mit Aktionsbeginn in beiden Ländern am selben Tag im Briefkasten liegt.
Was gehört in die Unterlagen jeder Einlieferung?
- Einlieferungsliste mit Mengen je Sortierstufe, getrennt nach Land,
- Mengenaufkleber und Palettenzettel auf jeder Palette,
- Mengenprotokoll je Palette mit Foto,
- ein Hinweis, falls ein Teil der Mengen in die Restmenge ohne Sortierstufe fiel,
- für Sie: die Abstimmung von Datei, gedruckter und ausgelieferter Menge je Land.
Wohin die Paletten gehen, bestimmen Sie: zu einem Einlieferungspunkt in Deutschland und einem in Österreich, zu Ihrem Postdienstleister oder Konsolidierer oder zurück an Ihr Lager. Die Übergabe beschreibt die Leistung Einlieferungsunterlagen und Übergabe. Für Absender in Österreich gibt es eigene Seiten zu Schwechat, Leonding und Lustenau.
Was geschieht mit Empfängern außerhalb von Deutschland und Österreich?
Sie werden in der Dateiprüfung erkannt, getrennt ausgewiesen und nicht in die Sortierung übernommen. Ob sie als unsortierte Auslandspost mitlaufen, gesondert gedruckt oder aus der Kampagne genommen werden, entscheiden Sie anhand des Prüfberichts. Wie wir getrennt sortieren und bündeln, beschreibt die Leistung Sortierung nach Leitregion und Bündeln; wie Dubletten und fehlerhafte Anschriften vorab gefunden werden, der Ratgeber Dubletten und fehlerhafte Anschriften.
