Eine Auflage besteht aus lauter gleichen Sendungen. Liegt das Muster wenige Gramm über einer Gewichtsgrenze oder einen Millimeter über einer Formatgrenze, liegt jede einzelne Sendung darüber – und die ganze Kampagne rutscht in die nächste Stufe Ihres Zustellers. Deshalb gehört die Prüfung von Format und Gewicht an den Anfang: bevor Ihre Druckerei Papier bestellt und bevor wir die erste Adresse drucken. Wie das geht, wo die typischen Gramm versteckt sind und was zu tun ist, wenn das Muster zu schwer ist, beschreibt dieser Beitrag. Grenzwerte und Stufen nennen wir bewusst nicht: Sie stehen in den Bedingungen Ihres Zustellers und ändern sich.
Warum reichen wenige Gramm, um die ganze Auflage zu verteuern?
Weil die Entgelte für Briefsendungen nicht gleitend steigen, sondern in Stufen. Innerhalb einer Stufe ist es gleichgültig, ob eine Sendung leicht oder fast an der Grenze ist; ein Gramm darüber gilt die nächste Stufe. Bei einem einzelnen Brief fällt das kaum auf. Bei einer Auflage von einigen zehntausend Stück wird aus dem einen Gramm eine Kostenposition, die größer sein kann als alles, was Adressdruck und Sortierung zusammen kosten. Porto zahlen Sie direkt beim Zusteller – es ist nicht Teil unseres Angebots; wir bereiten die Auflage so vor, dass Sie die Rabattstufen nutzen können.
Dazu kommt, dass die Sortierung an die Sendungsart gebunden ist. Wer nach Leitregion sortiert und bündelt, tut das für eine bestimmte Stufe; wechselt die Sendung durch ihr Gewicht die Stufe, können sich auch die Anforderungen an Bunde und Behälter ändern. Die Portooptimierung, für die die Sortierung gemacht wird, steht und fällt also mit einem Gewicht, das vor dem Druck feststeht.
Wie errechnen Sie das Gewicht einer Sendung vor dem Druck?
Papier wird nach Grammatur verkauft, also nach dem Gewicht eines Quadratmeters. Das Gewicht eines Blattes ist deshalb Fläche mal Grammatur. Ein A4-Bogen hat genau ein Sechzehntel Quadratmeter; bei 80 g/m² wiegt er 5 g, bei 100 g/m² schon 6,25 g. So lässt sich jede Sendung aus ihren Bestandteilen überschlagen:
| Bestandteil | Fläche | Grammatur | Gewicht |
|---|---|---|---|
| Anschreiben A4, ein Blatt | 1/16 m² | 80 g/m² | 5 g |
| Anschreiben A4, ein Blatt | 1/16 m² | 100 g/m² | 6,25 g |
| Flyer A5 | 1/32 m² | 170 g/m² | rund 5,3 g |
| Antwortkarte A6 | 1/64 m² | 250 g/m² | rund 3,9 g |
| Kuvert | je nach Zuschnitt | laut Hersteller | leeres Kuvert wiegen |
Die Rechnung ist eine Planungshilfe, kein Ersatz für die Waage. Papier hat Toleranzen in der Grammatur, gestrichene Sorten sind schwerer, als ihre Dicke vermuten lässt, und das Kuvert lässt sich am einfachsten wiegen, statt es auszurechnen. Wer knapp an einer Grenze plant, sollte mit dem oberen Ende der Toleranz rechnen.
Welche Bestandteile werden beim Wiegen oft vergessen?
- Die Antwortkarte oder der Rückumschlag, die erst spät in das Konzept kommen, wenn das Muster längst gewogen ist.
- Die zweite Seite eines Anschreibens, weil der Text beim Einsetzen der variablen Felder länger wird als geplant.
- Beilagen auf anderem Papier, etwa ein Prospekt, den die Druckerei auf einer schwereren Sorte druckt als besprochen.
- Das Fenster: Die Folie ist leicht, ein Kuvert mit Fenster wiegt aber nicht genau so viel wie eines ohne.
- Klammern, Karten mit Prägung, aufgeklebte Elemente: Kleinteile, die auf dem Datenblatt fehlen.
- Feuchtigkeit: Papier, das in einem feuchten Lager stand, ist messbar schwerer als frisch geliefertes.
Tinte und Toner der Personalisierung fallen dagegen kaum ins Gewicht. Wichtiger ist, ob sich durch die variablen Felder die Zahl der Seiten ändert – das kann bei langen Firmennamen oder individuellen Absätzen passieren und fällt nur beim Andruck mit echten Datensätzen auf.
Welche Formatmerkmale entscheiden neben dem Gewicht?
Das Gewicht ist nur eine der Größen, nach denen eine Sendung eingestuft wird. Hinzu kommen Länge und Breite, die Dicke, das Seitenverhältnis und die Frage, ob die Sendung maschinell verarbeitet werden kann. Eine quadratische Karte, ein steifer Umschlag mit Karton oder eine Sendung mit ungleichmäßiger Dicke kann aus diesen Gründen in eine andere Stufe fallen, obwohl sie leicht ist. Auch die Lage des Fensters und die freie Zone für die Codierung des Zustellers sind Formatfragen.
Die Dicke wird am leichtesten unterschätzt. Ein gefalztes Anschreiben mit zwei Beilagen und einer Antwortkarte ist an der Falzkante dicker als in der Mitte, und genau dort wird gemessen. Welche Maße Ihr Zusteller ansetzt, steht in seinen Bedingungen; wir messen die Mustersendung an der dicksten Stelle und dokumentieren den Wert.
Wann und wie sollte die Mustersendung gewogen werden?
Der richtige Zeitpunkt ist, bevor Ihre Druckerei den Auftrag erhält. Lassen Sie sich ein Blindmuster aus dem Originalpapier geben – unbedruckte Bögen in der bestellten Sorte, das bestellte Kuvert, die Beilagen in der geplanten Grammatur – und wiegen Sie die komplette Sendung mehrmals. Eine Briefwaage genügt, sie sollte aber auf das Gramm genau anzeigen.
| Zeitpunkt | Was geprüft wird | Wer |
|---|---|---|
| Konzept | Gewicht aus Grammatur und Fläche überschlagen | Sie oder Ihre Agentur |
| vor dem Druckauftrag | Blindmuster aus Originalpapier wiegen und messen | Ihre Druckerei |
| Wareneingang bei uns | Stichproben der gelieferten Drucksachen wiegen | APOOL WERKE |
| Andruck mit Echtdaten | fertige Mustersendung mit dem längsten Datensatz wiegen und messen | APOOL WERKE, Freigabe durch Sie |
| laufende Produktion | Stichproben, bei Abweichung Meldung vor dem Weiterdrucken | APOOL WERKE |
Beim Andruck am Tag nach Dateneingang legen wir die Mustersendung mit dem längsten Datensatz auf die Waage und messen sie an der dicksten Stelle. Weicht das Ergebnis von Ihren Angaben ab, erfahren Sie es mit den Fotos – bevor die Auflage gedruckt ist.
Was tun, wenn das Muster über der Grenze liegt?
Solange nichts gedruckt ist, gibt es mehrere Stellschrauben. Welche davon passt, hängt davon ab, was an der Sendung verhandelbar ist:
- Leichteres Papier: 80 statt 100 g/m² für das Anschreiben spart je Blatt mehr als ein Gramm.
- Beidseitig drucken: Zwei Seiten auf einem Blatt statt auf zweien sparen ein ganzes Blatt.
- Kleinere oder leichtere Beilage: A6 statt A5, oder der Flyer auf leichterem Papier.
- Anderes Kuvert: ein leichteres Papier, ein kleineres Format oder ohne Fenster.
- Antwortkarte weglassen: Ein Code oder eine Kurzadresse im Brief ersetzt sie manchmal.
- Auflage teilen: Nur die Empfänger, für die eine Beilage wirklich nötig ist, erhalten sie.
Welche Stufe eine Sendung danach erreicht, entscheiden wir nicht. Wir sind kein Partner eines Postunternehmens: Sortierung, Bündelung und Kennzeichnung richten sich nach den Vorgaben des Zustellers, den Sie wählen, und die Portosätze nennt Ihnen der Zusteller selbst.
Was prüfen wir, und was bleibt Ihre Entscheidung?
Wir wiegen und messen, dokumentieren die Werte auf dem Andruck und in der Einlieferungsliste und melden Abweichungen sofort. Wir sortieren nach den Vorgaben Ihres Zustellers, bündeln und kennzeichnen Behälter und Paletten entsprechend. Wir versprechen keinen Fehleranteil und keine bestimmte Rabattstufe, sondern einen nachvollziehbaren Prozess: Dateiprüfung mit Prüfbericht, Andruck mit Fotofreigabe, Stichprobe alle 250 Sendungen gegen die Datei und Mengenprotokoll je Palette.
Ihre Entscheidung bleiben die Gestaltung der Sendung, die Wahl des Papiers und des Zustellers. Wenn Sie früh fragen, rechnen wir die Varianten durch – zum Beispiel, was ein zweites personalisiertes Blatt an Personalisierung kostet (6 ct – 14 ct je Seite, Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Die Sortierung beschreibt die Leistung Sortierung nach Leitregion und Bündeln, die einzelnen Schritte der Ratgeber Sortierung nach Leitregion Schritt für Schritt. Wie sich Seitenzahl und Beilagen auf die Einstufung auswirken, sehen Sie auch unter Mehrseitiger Serienbrief mit Anlagen und Postkarte und Selfmailer. Den Überblick über den ganzen Ablauf einer Kampagne gibt der Beitrag zur Mailing-Planung auf apool.de.
