Nach Leitregion sortieren bedeutet: Die geprüfte Adressdatei wird nach Land und Postleitzahl geordnet, in dieser Reihenfolge gedruckt, zu Bunden mit Bundzettel zusammengefasst, in gekennzeichnete Behälter und auf Paletten gepackt und in einer Einlieferungsliste zusammengezählt. Welche Sortierstufen, Bundgrößen und Behälter gelten, legt der Zusteller fest, bei dem Sie einliefern – wir setzen seine Vorgaben um. Für Sortierung, Bündeln und Einlieferungsliste rechnen wir 2026 mit 12,00 € – 22,00 € je 1.000 Sendungen (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Hier die Schritte in der Reihenfolge, in der sie in der Halle ablaufen.
Was sind Leitzone, Leitregion und Sortierstufe?
Die deutsche Postleitzahl ist hierarchisch aufgebaut. Die erste Ziffer bezeichnet die Leitzone, ein großes Gebiet – die 2 etwa den Norden um Hamburg und Bremen, die 8 den Raum München und das Allgäu. Die ersten beiden Ziffern zusammen bilden die Leitregion, das Einzugsgebiet eines Briefzentrums. Die vollständige fünfstellige Zahl steht für einen Zustellbereich. Eine Sortierstufe ist die Ebene, auf der Sendungen gemeinsam in einem Bund oder Behälter liegen dürfen.
| Sortierstufe | Gemeinsames Merkmal im Bund | Was der Zusteller damit spart |
|---|---|---|
| Postleitzahl | alle fünf Ziffern gleich | Sendungen gehen direkt in den Zustellbereich |
| Leitregion | die ersten zwei Ziffern gleich | Sendungen gehen ohne Vorsortierung ins zuständige Briefzentrum |
| Leitzone | die erste Ziffer gleich | grobe Verteilung auf ein Gebiet bereits erledigt |
| Restmenge | kein gemeinsames Merkmal | keine Sortierleistung; wird wie unsortierte Post behandelt |
Ob eine Sortierstufe gebildet werden darf, hängt davon ab, wie viele Sendungen auf sie entfallen. Wo zu wenige zusammenkommen, rutschen die Sendungen in die nächstgröbere Stufe. Die Schwellen und die damit verbundenen Konditionen stehen in den Bedingungen Ihres Zustellers; sie ändern sich gelegentlich, deshalb arbeiten wir immer mit dem Stand, den Sie uns für die Kampagne geben. Für Österreich gelten eigene Sortierregeln mit vierstelligen Postleitzahlen.
Schritt 1: Welche Vorgaben brauchen wir vor der Sortierung?
Am Anfang steht nicht die Datei, sondern ein Dokument Ihres Zustellers oder Postdienstleisters: welche Sortierstufen gebildet werden, wie ein Bund beschaffen sein soll, welche Behälter zulässig sind, wie Bundzettel und Palettenzettel aussehen und welche Angaben die Einlieferungsliste enthält. Wir sind kein Partner eines Postunternehmens: Sortierung, Bündelung und Kennzeichnung richten sich nach den Vorgaben des Zustellers, den Sie wählen, und die Portosätze nennt Ihnen der Zusteller selbst. Arbeiten Sie mit einem Konsolidierer, der Sendungen mehrerer Absender zusammenführt, gelten dessen Anforderungen; oft sortiert er dann selbst weiter, und wir liefern nur bis zu einer bestimmten Stufe vor.
Schritt 2: Warum wird die Datei sortiert und nicht die Sendungen?
Weil Sortieren am Bildschirm schneller und genauer ist als Sortieren von Hand. Nach der Prüfung ordnen wir die Datei nach Land und Postleitzahl und weisen jedem Datensatz seine Sortierstufe zu. Der Adressdrucker arbeitet die Datei dann von oben nach unten ab – die Sendungen kommen bereits in der Reihenfolge aus der Maschine, in der sie in die Bunde gehören. An jeder Stelle, an der eine neue Sortierstufe beginnt, fügt die Datei einen Trennhinweis ein, und genau dort entsteht ein neues Bund.
Voraussetzung ist eine saubere Postleitzahlspalte. Fehlende oder falsche Postleitzahlen führen zu Sendungen, die in der Restmenge landen oder, schlimmer, im falschen Bund. Deshalb steht vor der Sortierung immer die Prüfung von Postleitzahl und Ort.
Schritt 3: Wie wird in Sortierreihenfolge gedruckt?
Gedruckt wird Stapel für Stapel in der Reihenfolge der Datei. Die Stapel werden nicht gemischt, nicht umgedreht und nicht „zwischendurch“ nachgedruckt. Fällt ein Bogen im Drucker aus, wird er an seiner Stelle ersetzt, damit die Reihenfolge erhalten bleibt. Alle 250 Sendungen vergleicht die Schichtleitung ein Exemplar mit der Datei: Stimmt der Name, stimmt die Position in der Sortierung, ist der Druck lesbar?
Schritt 4: Wie entstehen Bunde?
Ein Bund ist ein Stapel gleich ausgerichteter Sendungen – Anschrift oben, alle in dieselbe Richtung. Er wird quer umreift oder mit einem Band gesichert, damit er beim Umpacken nicht auseinanderfällt, und endet dort, wo die Sortierstufe wechselt. Wie hoch ein Bund werden darf und ob Gummibänder, Banderolen oder Umreifung erwünscht sind, bestimmt der Zusteller; wir richten die Bündelplätze danach ein. Sendungen, die zu keiner Stufe gehören, werden getrennt gesammelt und nicht in ein beliebiges Bund gesteckt.
Schritt 5: Was steht auf dem Bundzettel?
Der Bundzettel liegt oben auf dem Bund oder ist unter die Umreifung geschoben. Er sagt dem Zusteller ohne Blick auf die einzelnen Anschriften, wohin der Stapel gehört. Typische Angaben:
- Sortierstufe (Postleitzahl, Leitregion oder Leitzone),
- Postleitzahl oder Postleitzahlbereich des Bundes,
- Zahl der Sendungen im Bund,
- Kennung der Kampagne und laufende Nummer,
- bei zwei Ländern ein deutlicher Länderhinweis.
Die Bundzettel drucken wir aus derselben sortierten Datei. Deshalb stimmen Bereich und Menge auf dem Zettel mit dem Inhalt überein – sie werden nicht nachträglich geschrieben.
Schritt 6: Wie werden Behälter und Paletten gepackt?
Die Bunde wandern in Sortierreihenfolge in die Behälter, die Ihr Zusteller vorgibt. Jeder Behälter bekommt eine Behälterfahne oder ein Etikett mit Sortierstufe, Bereich und Menge. Auf der Palette stehen die Behälter so, dass die Kennzeichnung außen lesbar ist; die Palette selbst erhält einen Mengenaufkleber und wird fotografiert. Deutschland und Österreich kommen nie auf dieselbe Palette.
| Ebene | Kennzeichnung | Kontrolle bei uns |
|---|---|---|
| Bund | Bundzettel mit Stufe, Bereich, Menge | Zählkontrolle je Bund |
| Behälter | Behälterfahne oder Etikett | Zählkontrolle je Behälter, Reihenfolge |
| Palette | Palettenzettel, Mengenaufkleber | Mengenprotokoll und Foto je Palette |
| Einlieferung | Einlieferungsliste | Summe gegen Datei und Druckzähler |
Schritt 7: Was will der Zusteller bei der Einlieferung sehen?
Am Einlieferungspunkt wird nicht jede Sendung angesehen, sondern die Ordnung geprüft: Passen die Mengen auf der Einlieferungsliste zu den Paletten? Sind die Behälter richtig gekennzeichnet? Stimmen Stichproben aus den Bunden mit den Bundzetteln überein? Liegen Sendungen der Restmenge getrennt? Fällt eine dieser Fragen durch, kann die Einlieferung zurückgewiesen oder zu schlechteren Konditionen angenommen werden.
Wir geben deshalb jeder Einlieferung vier Unterlagen mit: die Einlieferungsliste nach Sortierstufen, das Mengenprotokoll je Palette, die Palettenfotos und – für Ihre Unterlagen – die Zusammenfassung von Datei, Druckmenge und ausgelieferter Menge. Den Freimachungsvermerk druckt Ihre Vorlage oder Ihr Dienstleister; welche Rabattstufe die Einlieferung erreicht, entscheidet allein der Zusteller.
Welche Fehler kosten bei der Sortierung am meisten?
- Veraltete Vorgaben: Die Sortierregeln haben sich geändert, die Kampagne wurde nach dem alten Stand vorbereitet.
- Nachdrucke am Ende des Stapels: Fehldrucke werden gesammelt nachgedruckt und landen im falschen Bund.
- Gemischte Länder: Österreichische Empfänger stecken zwischen deutschen, weil die Länderspalte leer war.
- Handschriftliche Bundzettel: Mengen werden geschätzt statt gezählt und passen nicht zur Liste.
- Zu späte Planung: Die Sortierung wird erst nach dem Druck bedacht und muss von Hand nachgeholt werden.
Alle Schritte dieser Anleitung gehören bei uns zur Leistung Sortierung nach Leitregion und Bündeln; die Unterlagen für den Einlieferungspunkt sind unter Einlieferungsunterlagen und Übergabe beschrieben. Den Begriff Portooptimierung erklärt das Lexikon auf apool.de.
