Adressdatei für den Adressdruck vorbereiten: Spalten, Anrede, Titel, Umlaute und Postleitzahlen

Eine Adressdatei ist dann druckfertig, wenn jede Zeile genau einen Empfänger beschreibt, jeder Bestandteil der Anschrift in einer eigenen Spalte steht und die Datei als CSV oder Excel mit sauberem Zeichensatz vorliegt. Dann kann der Adressdrucker Anschrift und Briefanrede ohne Handarbeit zusammensetzen, und die Sortierung nach Postleitzahl läuft ohne Nachfragen. Die Prüfung Ihrer Datei mit Prüfbericht kostet 2026 bei uns 6,00 € – 15,00 € je 1.000 Datensätze (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Diese Checkliste zeigt, worauf es vor der Übergabe ankommt – Spalte für Spalte.

Welche Spalten braucht eine Adressdatei für den Adressdruck?

Je feiner die Datei gegliedert ist, desto mehr lässt sich damit anfangen. Aus getrennten Feldern lässt sich jede Schreibweise zusammensetzen, aus einem zusammengeklebten Feld dagegen kaum wieder etwas herauslösen. Bewährt hat sich dieser Aufbau:

Die Reihenfolge der Spalten ist gleichgültig, ihre Bedeutung nicht. Eine Kopfzeile mit eindeutigen Namen – „PLZ“ statt „Feld 7“ – erspart die Rückfrage, welche Spalte in welche Zeile der Anschrift gehört. Leerzeilen, Zwischensummen, farbige Markierungen und zusammengeführte Zellen gehören nicht in die Druckdatei; was in Farbe markiert ist, sieht der Drucker ohnehin nicht.

Wie trennen Sie Anrede, Titel und Namen richtig?

Aus denselben Feldern entstehen zwei verschiedene Texte: die Anschrift („Frau Dr. Anna Weber“) und die Briefanrede („Sehr geehrte Frau Dr. Weber“). Das funktioniert nur, wenn Anrede, Titel, Vorname und Nachname getrennt vorliegen. Steht der Titel im Vornamensfeld, taucht er in der Briefanrede zweimal oder gar nicht auf. Steht „Herrn“ statt „Herr“ in der Spalte, wird daraus „Sehr geehrter Herrn Weber“.

Legen Sie für die Anrede wenige feste Werte fest und schreiben Sie sie in der Grundform: Herr, Frau, leer. Für Firmenanschriften ohne Ansprechpartner empfiehlt sich ein eigener Wert, damit der Brief nicht mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ an eine Person gerichtet wird, die namentlich bekannt ist. Wie aus diesen Feldern Anreden mit Titel und Ersatztexten gebaut werden, zeigt der Ratgeber Personalisierung ohne Peinlichkeiten.

Warum werden Umlaute und ß zum Problem?

Buchstaben wie ä, ö, ü und ß werden in Dateien unterschiedlich kodiert. Speichert eine ältere Tabellenkalkulation eine CSV-Datei im Zeichensatz des Betriebssystems und liest ein anderes Programm sie als UTF-8, wird aus „Müller“ ein „Müller“ – auf zehntausend Briefen. Auffällig wird das oft erst im gedruckten Anschreiben, weil der Bildschirm die Zeichen noch korrekt darstellt.

Sicher sind zwei Wege: Sie schicken die Datei im Excel-Format, oder Sie speichern die CSV ausdrücklich als „CSV UTF-8“ und nennen das Trennzeichen (Semikolon oder Komma). Ersetzen Sie Umlaute nicht vorsorglich durch ae, oe, ue – „Frau Moeller“ liest sich auf einem persönlichen Brief wie ein Datenbankauszug. Beim Einlesen prüfen wir den Zeichensatz an Namen mit Umlauten, Akzenten und ß; Auffälligkeiten stehen im Prüfbericht.

Worauf kommt es bei Postleitzahlen an?

Deutsche Postleitzahlen haben fünf Stellen, österreichische vier. Das klingt eindeutig, wird aber durch die Tabellenkalkulation verwischt: Ist die Spalte als Zahl formatiert, verliert jede Postleitzahl mit führender Null diese Null. Aus 01067 Dresden wird 1067 – und eine vierstellige Zahl sieht aus wie eine Wiener Postleitzahl. Formatieren Sie die Spalte deshalb als Text, bevor Sie Daten hineinkopieren, und prüfen Sie an ein paar Stichproben aus Sachsen und Thüringen, wo die Postleitzahlen mit Null beginnen, ob die Null noch da ist.

Die Postleitzahl ist zugleich der Schlüssel für die Sortierung: Ihre ersten Ziffern bestimmen Leitzone und Leitregion. Fehlt sie oder passt sie nicht zum Ort, landet die Sendung in der Restmenge ohne Sortierstufe. Deshalb vergleichen wir bei der Adressbereinigung Postleitzahl und Ort miteinander und weisen Widersprüche einzeln aus.

Wie gehen Sie mit Firmenanschriften, Postfächern und Zusätzen um?

Das Anschriftfeld eines Geschäftsbriefs ist begrenzt: Nach DIN 5008 stehen für die eigentliche Anschrift sechs Zeilen zur Verfügung, darüber liegt eine Zusatz- und Vermerkzone. Eine Firmenanschrift mit Firmenname in zwei Zeilen, Abteilung, Ansprechpartner, Straße und Ort füllt diese Zeilen schnell. Legen Sie deshalb fest, welche Angaben entfallen dürfen, wenn es eng wird – meist die zweite Firmenzeile oder die Abteilung.

Postfach und Straße gehören nicht gleichzeitig in eine Anschrift; entscheiden Sie sich für eines und liefern Sie das andere höchstens als Zusatzinformation. Ortsteile, Hinweise wie „Hinterhaus“ oder interne Kürzel stehen am besten in einer Zusatzspalte, die wir nur bei Bedarf in die Anschrift übernehmen. Wie sich die Zeilenzahl im Fenster auswirkt, beschreibt die Seite Anschreiben mit Adressfeld im Fenster.

Welche Felder für die Personalisierung gehören in dieselbe Datei?

Alles, was sich von Brief zu Brief ändert, gehört als eigene Spalte in dieselbe Zeile wie die Anschrift: Kundennummer, Mitgliedsnummer, Aktions- oder Gutscheincode, Name des zuständigen Ansprechpartners, Filiale, Vertragsdatum. Zwei getrennte Listen, die erst beim Druck über eine Nummer zusammengeführt werden, sind eine unnötige Fehlerquelle.

Achten Sie bei langen Nummern auf das Format. Eine Tabellenkalkulation macht aus einer zwölfstelligen Kundennummer gern „1,23457E+11“ und schneidet führende Nullen ebenso ab wie bei Postleitzahlen. Auch diese Spalten gehören deshalb ins Textformat. Für jede variable Spalte sollte außerdem feststehen, was bei leerem Feld passiert: Ersatztext, Auslassen des Satzes oder Rückgabe des Datensatzes an Sie.

Wie sieht die Checkliste vor der Übergabe aus?

• Eine Zeile je Empfänger, eine Kopfzeile, keine Leerzeilen und keine zusammengeführten Zellen.
• Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Firma, Zusatz, Straße, PLZ, Ort, Land in eigenen Spalten.
• Anrede in wenigen festen Grundwerten, Titel nur in der Titelspalte.
• Postleitzahlen und lange Nummern als Text, führende Nullen geprüft.
• Excel-Datei oder CSV in UTF-8, Trennzeichen genannt, Umlaute an Stichproben kontrolliert.
• Länderspalte gefüllt, wenn die Datei Empfänger in Deutschland und Österreich enthält.
• Variable Felder vollständig, mit einer Regel für leere Inhalte.
• Zehn schwierige Datensätze selbst angesehen: längster Name, Titel, Firma mit Abteilung, Auslandsanschrift.
• Anzahl der Datensätze notiert, damit sie mit unserem Prüfbericht verglichen werden kann.

Liegen Ihre Adressen nur auf Papier oder in eingescannten Listen vor, ist zuerst Abtippen nötig. Das übernimmt APOOL WERKE über apool.de; auf dieser Seite geht es um Dateien, die bereits digital vorliegen.

Was passiert nach der Übergabe mit Ihrer Datei?

Bevor die erste Adresse zu uns kommt, schließen wir den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Adressdateien bitte nicht über das Formular und nicht unverschlüsselt senden – den Übergabeweg vereinbaren wir nach dem AV-Vertrag. Die Datei liegt anschließend nur auf dem Druckrechner, auf den 2 benannte Personen Zugriff haben.

Dann folgt die Prüfung: Spalten, Anrede, Dubletten, unvollständige Anschriften, Postleitzahl zu Ort und Länder. Das Ergebnis ist ein Prüfbericht mit Zahlen je Auffälligkeit und einer Liste der betroffenen Datensätze. Sie entscheiden, was korrigiert, gestrichen oder unverändert gedruckt wird – wir löschen nichts eigenmächtig. Nach Ihrer Freigabe drucken wir am Tag nach Dateneingang 10 Musterstücke aus echten Datensätzen und schicken Fotos. Wie die Prüfung abläuft und was sie kostet, steht auf der Seite Adressdaten aufbereiten; der eigentliche Druck ist unter Adressdruck auf Kuvert, Anschreiben und Etikett beschrieben. Alle Preise sind Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster.